Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi adalah komunikasi antar manusia yang terjadi dalam konteks organisasi, terjadi sebuah jaringan pesan yang saling terhubung satu sama lain.


Ada dua perspektif utama yang akan mempengaruhi komunikasi organisasi Menurut Pace & Feules:

1. Perspektif Objektif menekankan definisi komunikasi organisasi sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu.
2. Perspektif Subjektif mendefinisikan komunikasiorganisasi sebagai proses penciptaan makna atas interaksi diantara unit-unit organisasi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi.

PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan anggota yang berada dalam suatu organisasi, dalam struktur yang lengkap disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam organisasi tersebut, sehingga komunikasi dapat berjalan.

4 Devisi komunikasi organisasi :

1. Downward communication Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada jabatan atas mengirimkan pesan kepada orang yang memiliki jabatan dibawahnya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction).

b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale).

c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices).

d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2. Upward communication Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan.

b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan

c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3. Horizontal communication Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

a) Memperbaiki koordinasi tugas.

b) Upaya pemecahan masalah.

c) Saling berbagi informasi.

d) Upaya pemecahan konflik.

e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

4. Interline communication Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.

Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran:

a) Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung.

b) Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya

Komunikasi Massa

Komunikasi massa adalah proses dimana para komunikator menggunakan media untuk menyebarluaskan pesan yang ingin disampaikan dan terus menciptakan makna-makna dari pesan yang disampaikan dengan harapan dapat mempengaruhi masyarakat umum yang beragam kebudayaan dengan berbagai cara.

Karakteristik komunikasi massa :

11.   Ditunjukan ke khalayak luas, heterogeen dan anonym.

22.    Bersifat umum.

33.    Penyampaian pesan berjalan secara cepat dan mampu menjangkau khalayak yang dikehendaki.

44.    Penyampaian pesan cenderung berjalan satu arah.

55.    Kegiatan komunikasi dilakukan secara terencana, terjadwal dan terorganisir.

66.    Kegiatan komunikasi dilakukan secara berkala.

77.    Isi pesan mencakup berbagai aspek kehidupan (sosial, ekonomi, politik, budaya, dll.)

88.    Hubungan antara komunikator dan komunikan tidak bersifat pribadi.

Konsep komukasi massa mencakup 5 media massa :

  1.    Surat kabar

· 2.      Majalah

· 3.      Radio

· 4.     Televisi

· 5.      Film

Fungsi Sosial Media Massa
(Lasswell & Wright)

11.    Pengawasan lingkungan (Social Surveillance)

22.    Korelasi social (Social Correlation)

33.    Sosialisasi (Social Transmission)

44.    Hiburan (Entertainment)

Fungsi Sosial Media Massa
(Lazarsfeld & Merton)

11.    Memberikan\mengukuhkan status social

22.    Memperkokoh norma-norma social

Fungsi media massa bagi individu

(Becker, 1985)

11.    Pengawasan atau pencarian informasi.

22.    Pengembangan diri.

33.    Fasilitas dalam hubungan social.

44.    Subtitusi dalam hubungan social.

55.    Membantu melegakan emosi\afeksi.

66.    Sarana pelarian dari ketegangan dan keterasingan.

77.    Bagian dari kehidupan ritual ruti (ritualisasi).

komunikasi interpersonal

      Komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang terjadi antara dua orang atau lebih, yang biasanya tidak diatur secara resmi atau formal.  Dalam komunikasi interpersonal, setiap partisipan menggunakan semua proses komunikasi.  Misalnya, masing-masing pihak akan membicarakan latar belakang dan pengalaman yang pernah dialami  masing-masing dalam percakapan tersebut. 
Komunikasi sangat penting bagi semua aspek kehidupan manusia. Dengan komunikasi manusia dapat mengungkapkan perasaan kepada sesama serta memahami perasaan dan kesan orang lain. Komunikasi dapat menciptakan hubungan sosial yang sangat diperlukan dalam kehidupan masyarakat. Komunikasi memungkinkan terjadinya timbal-balik antar manusia yang dapat menghasilkan kerjasama. Individu yang terlibat dalam komunikasi memiliki latar belakang yang berbeda-beda. Perbedaan ini dapat mempengaruhi efektifitas sebuah komunikasi. Sangat penting bagi setiap individu untuk memahami simbol-simbol yang digunakan dalam komunikasi, baik simbol verbal ataupun nonverbal. Setiap pihak dapat menjadi pemberi dan pengirim pesan sekaligus pada waktu yang bersamaan.

Komponen-komponen Komunikasi

Pemberi Pesan

Setiap orang terlibat dalam komunikasi karena memiliki informasi, gagasan, dan perasaan yang mereka bagi kepada orang lain. Komunikasi tidak berjalan satu arah, namun bersifat timbal balik antara pemberi pesan dan penerima pesan.

Pesan

Pesan merupakan ide-ide dan perasaan yang dibagi antara pengirim dan penerima.

Umpan Balik

Umpan Balik merupakan tanggapan yang diberikan oleh penerima dan pemberi pesan dalam sebuah peristiwa komunikasi. Dengan adanya umpan balik, para individu yang terlibat dalam peristiwa komunikasi dapat mengetahui bahwa  ungkapan perasaan mereka diterima sesuai dengan yang diharapkan.

Gangguan

Gangguan adalah segala sesuatu yang mengganggu komunikasi, termasuk sikap dan emosi penerima dan pemberi pesan.

Gangguan Eksternal (External Noise)

Gangguan eksternal datang dari lingkungan. Dapat berupa udara panas, dingin maupun kegaduhan dan suasana lainnya. 

Gangguan Internal (Internal Noise)

Gangguan internal terjadi dalam pikiran penerima dan pemberi pesan. Bila pemberi dan penerima pesan tidak fokus pada pesan atau komunikasi yang sedang terjadi, maka pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima.

Gangguan Semantik (Semantic Noise)

Gangguan semantik disebabkan oleh reaksi emosional para komunikator terhadap kata-kata yang digunakan.

Media

Media adalah cara yang ditempuh untuk menyampaikan suatu pesan. Dalam komunikasi tatap muka, media yang utama adalah suara dan pandangan.

Setting (Lingkungan)

Setting adalah lingkungan di mana komunikasi terjadi. Setting dapat memiliki pengaruh yang sangat mempengaruhi komunikasi.

Komunikasi Budaya

Komunikasi antarbudaya adalah komunikasi yang terjadi di antara orang-orang yang memiliki kebudayaan yang berbeda (bisa beda ras, etnik, atau sosioekonomi, atau gabungan dari semua perbedaan ini. Menurut Stewart L. Tubbs,komunikasi antarbudaya adalah komunikasi antara orang-orang yang berbeda budaya (baik dalam arti ras, etnik, atau perbedaan-perbedaan sosio ekonomi).Kebudayaan adalah cara hidup yang berkembang dan dianut oleh sekelompok orang serta berlangsung dari generasi ke generasi.

Arti penting komunikasi antarbudaya

•      Mobilitas

•      Saling ketergantungan ekonomi

•      Teknologi Komunikasi

•      Pola Imigrasi

•      Kesejahteraan Politik

Faktor penyebab kesulitan memahami  komunikasi antarbudaya

•      Etnosentrisme yakni kecenderungan untuk  mengevaluasi nilai, kepercayaan dan perilaku dalam kultur sendiri sebagai lebih baik, lebih logis, dan lebih wajar ketimbang dalam kultur lain

•      Kesadaran dan ketidaksadaran.  Bila Anda dalam keadaan ‘tidak sadar’, akan bertindak  dengan asumsi yang biasanya tidak layak secara intelektual.

Hakekat Komunikasi antarbudaya

•      Kultur yaitu gaya hidup yang relatif khusus dari suatu kelompok masyarakat yang terdiri atas nilai-nilai, kepercayaan, artifak, cara berperilaku, serta cara berkomunikasi yang ditularkan dari satu generasi ke generasi berikutnya.

•      Komunikasi antarbudaya mengacu pada komunikasi antara orang-orang dari kultur yang berbeda antara orang-orang yang memiliki kepercayaan, nilai atau cara berperilaku kultural yang berbeda

•      Enkulturasi  adalah proses  di mana kultur ditransmisikan dari satu generasi ke generasi  dengan cara belajar bukan mewarisinya – lewat keluarga, sekolah, pergaulan,  dsb.

•      Akulturasi yakni proses di mana kultur seseorang dimodifikasi melalui kontak langsung dengan kultur lain

•      Subkultur adalah kelompok-kelompok kecil yang tinggal dan berinteraksi dalam kultur yang lebih besar dan dominan

Bentuk-bentuk  komunikasi antarbudaya

•      Komunikasi antarbudaya

•      Komunikasi antar ras

•      Komunikasi antaretnis

•      Komunikasi antaragama

•      Komunikasi antar bangsa

•      Komunikasi antar subkultur

•      Komunikasi antar subkultur dengan kultur dominan

Prinsip-prinsip Komunikasi Antarbudaya

•      Relativitas bahasa

•      Bahasa sebagai cermin budaya

•      Mengurangi ketidakpastian

•      Kesadaran diri dan perbedaan antarbudaya

•      Interaksi awal dan perbedaan antarbudaya

•      Memaksimalkan hasil interaksi

Memanfaatkan prinsip-prinsip interaksi antarpribadi secara efektif

•      Keterbukaan

•      Empati

•      Sikap mendukung

•      Sikap positif

•      Kesetaraan

•      Percaya diri

•      Kedekatan

•      Manajemen Interaksi

•      Daya ekspresi

•      Berorientasi pada pihak lain

Hambatan-hambatan Komunikasi Antarbudaya

•      Mengabaikan perbedaan antara Anda dan kelompok yang secara kultural berbeda

•      Mengabaikan perbedaan antara kelompok kultural yang berbeda

•      Mengabaikan perbedaan dalam makna

•      Melanggar adat kebiasaan kultural

•      Menilai perbedaan secara negatif

Menghindari hambatan

•      Sadari perbedaan antar anda dengan orang dari kultur yang berbeda

•      Sadari bahwa perbedaan selalu ada dalam kelompok apapun

•      Ingat bahwa makna ada pada orang bukan pada kata-kata atau gerak gerik

•      Ingat kebiasaan budaya  dari konteks komunikasi antarbudaya

•      Hindari evaluasi negatif terhadap perbedaan kultur

•      Hindari kejutan budaya

Komunikasi Kelompok

A.  Pengertian komunikasi kelompok

Komunikasi kelompok adalah interaksi tatap muka dari tiga individu atau lebih dengan tujuan yang sudah diketahui sebelumnya seperti berbagai informasi, pemeliharaan diri, pemecahan masalah, yang anggota-anggotanya dapat mengingat karakteristik pribadi anggota kelompok lainnya dengan tepat. Komunikasi kelompok terdapat berbagai informasi, pemecahan masalah, menjaga hubungan antar anggota. Seorang anggota kelompok bila telah bergantung dengan kelompok ia bukan sosok individu melainkan bagian dari kelompoknya.

Komunikasi kelompok memiliki karakteristik yang unik, dimana kepribadian seorang individu bisa berubah bila ia menjadi bagian dari kelompoknya. misalnya, sifat seorang yang sangat pendiam dan pasif bisa berubah menjadi seorang yang aktif dan agresif apabila berada di dalam kelompok keadaan suatu kelompok membuat seseorang bisa berbuat sesuatu yang tidak terbayangkan olehnya bia sendirian.

B.  Bentuk komunikasi kelompok

Komunikasi kelompok terdiri atas dua bentuk, yaitu :

a. Komunikasi Kelompok Deskriptif

Dalam komunikasi kelompok deskriptif, pengelompokkan sejumlah orang terdiri atas kelompok tugas, kelompok pertemuan, dan kelompok penyadar.

b. Komunikasi Kelompok Perspektif

Dalam komunikasi kelompok perspektif akan dijelaskan bagaimana suatu kelompok dapat menyelesaikan suatu persoalan, menyelesaikan tugas, menyampaikan gagasan, dan hal-hal lain yang dapat dikomunikasikan antara sejumlah orang yang terlibat dalam kelompok tersebut.

C.  Tipe Komunikasi Kelompok

1.    Kelompok Belajar (Learning Group)

Ketika kita mendengar kata “belajar” atau learning, perhatian dan pikiran kita hampir selalu tertuju pada suatu lembaga pendidikan ataupun sekolah. Meskipun institusi pendidikan tersebut termasuk dalam klasifikasi learning group, namun itu bukan satu-satunya. Kelompok yang memberi keterampilan berenang ataupun kelompok yang mengkhususkan kegiatannya pada digolongkan ke dalam kelompok belajar tersebut. Jadi, apa pun bentuknya, tujuan dari learning group ini adalah meningkatkan pengetahuan atau kemampuan para anggotanya. Satu ciri yang menonjol dari learning group ini adalah adanya pertukaran informasi dua arah, artinya setiap anggota dalam kelompok belajar adalah kontributor atau penyumbang dan penerirna pengetahuan.

2.    Kelompok Pertumbuhan (Growth Group)

Jika learning anggotanya group para anggotanya terlibat dalam persoalan-persoalan eksternal sebagaimana yang telah diuraikan di atas, maka kelompok pertumbuhan lebih memusatkan perhatiannya kepada permasalahan pribadi yang dihadapi para anggotanya.

3.    Kelompok Pemecahan Masalah (Problem Solving Group)

Orang-orang yang terlibat dalam kelompok pemecahan masalah, bekerja bersama-sama untuk mengatasi persoalan bersama yang mereka hadapi.

D.  Teori-teori komunikasi kelompok

a)   Teori Perbandingan Sosial

Kita selalu membandingkan diri kita dengan orang lain dan kelompok kita dengankelompok lain. Hal-hal yang dibandingkan hampir semua yang kita miliki, mulai dari status sosial, status ekonomi, kecantikan, karakter kepribadian dan sebagainya. Konsekuensi dari pembandingan adalah adanya penilaian sesuatu lebih baik atau lebih buruk dari yang lain. Melalui perbandingan sosial kita juga menyadari posisi kita di mata orang lain dan masyarakat. Kesadaran akan posisi ini tidak akan melahirkan prasangka bila kita menilai orang lain relatif memiliki posisi yang sama dengan kita.

b)   Teori Percakapan Kelompok

Teori percakapan kelompok ini sangat berkaitan dengan produktivitas kelompok atau upaya-upaya untuk mencapainya melalui pemeriksaaan masukan dari anggota (member input), variable-variabel perantara (mediating variables), dan keluaran dari kelompok (group output). Masukan atau input yang berasal dari anggota kelompok dapat diidentifikasikan sebagai perilaku, interkasi dan harapan-harapan (expectation) yang bersifat individual.

Sedangkan variable-variabel perantara merujuk pada strukturstruktur formal dan struktur peran dari kelompok seperti status, norma, dan tujuan-tujuan kelompok. Yang dimaksud dengan output kelompok adalah pencapaian atau prestasi dari tugas atau tujuan kelompok. Produktivitas dari suatu kelompok dapat dijelaskan melalui konsekuensi perilaku, interaksi dan harapan-harapan melalui struktur kelompok. Dengan kata lain, perilaku, interaksi dan harapan-harapan (input variables) mengarah pada struktur formal dan struktur peran (mediating variables) sebaliknya variabel ini mengarah pada produktivitas, semangat dan keterpaduan (group achievement).

c)    Teori Pertukaran Sosial

Teori pertukaran sosial ini didasarkan pada pemikiran bahwa seseorang dapat mencapai satu pengertian mengenai sifat kompleks dari kelompok dengan mengkaji hubungan di antara dua orang (dydic relationship). Suatu kelompok dipertimbangkan untuk kumpulan dari hubungan antara dua partisipan tersebut. Perumusan tersebut mengasumsikan bahwa interaksi menusia melibatkan pertukaran barang dan jasa, dan bahwa biaya (cost) dan imbalan (reward) dipahami dalam situasi yang akan disajikan untuk mendapatkan respon dari individu-individu selama interaksi sosial. Jika imbalan dirasakan tidak cukup atau lebih banyak dari biaya, maka interaksi kelompok akan diakhiri atau individu-individu yang terlibat akan mengubah perilaku mereka untuk melindungi imbalan apa pun yang mereka cari. Pendekatan pertukaran sosial ini penting karena berusaha menjelaskan fenomena kelompok dalam lingkup konsep-konsep ekonomi dan perilaku mengenai biaya dan imbalan.

MANFAAT KOMUNIKASI KELOMPOK

•         Saling bertukar informasi

•         Menambah pengetahuan

•         Memperteguh atau mengubah sikap dan perilaku

•         Mengembangkan kesehatan mental

•         Meningkatkan kesadaran kelompok

Faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi kelompok

•         Faktor situasional :

            Ukuran

            Jaringan kelompok

•         Faktor personal

            Kebutuhan personal anggota kelompok

            Peran anggota kelompok

Peran dalam kelompok

•         Initiator – contributor: peran yang memberikan ide baru bagi kelompoknya.

•         Information seeker : anggota ini akan mencari informasi yang detail pada kelompoknya

•         Opinion seeker : ia akan berusaha mencari opini tentang suatu hal dari anggota kelompoknya.

•         Information giver : ia berusaha untuk memberikan informasi yang didapatkannya kepada kelompoknya

•         Opinion giver : berusaha memberikan pendapatnya dan disampaikannya kepada kelompoknya tentang sesuatu hal.

•         Elaborator : berusaha untuk menjelaskan secara rinci beberapa hal tentang sesuatu kepada anggota kelompoknya, walaupun kadang sudah jelas dan tidak perlu.

•         Sumarizer : memberikan kesimpulan atau ringkasan dari pendapat teman-teman di kelompoknya.

•         Coordinator – integrator : berusaha untuk menyimpulkan dan menyatukan beberapa pendapat yang muncul di kelompoknya.

•         Orienter : berusaha membawa kelompoknya pada tantangan atau antisipasi mendatang

•         Disagreer : mencoba untuk menentang pendapat yang ada.

•         Evaluator – critic : memberikan evaluasi atau kritik pada pendapat yang muncul di kelompoknya.

•         Energizer : memberikan semangat pada saat kelompoknya sedang dalam kondisi menurun.

•         Procedural – technician : berusaha memberikan gambaran tehnis pelaksanaan pendapat-pendapat yang muncul.

•         Recorder : mencatat semua pendapat yang muncul di kelompok